Motivierte Mitarbeitende gewinnen – und respektvoll verabschieden

Warum ein Motivations-Zyklus im KMU-Alltag funktioniert

KMU haben selten grosse HR-Abteilungen. Jede Suche kostet Zeit: Gespräche, Koordination, Absagen, Neu-Anläufe. Ein Motivations-Zyklus hilft, diese Energie zu bündeln – nicht als «HR-Programm», sondern als pragmatische Haltung mit klaren Schritten.

Der Kern ist einfach: Menschen entscheiden nicht nur nach Lohn und Titel. Sie entscheiden nach Sinn, Entwicklung, Teamklima und Passung zur Aufgabe. Wenn Sie diese Punkte systematisch ansprechen, steigt die Trefferquote. Sie sparen nicht nur Rekrutierungszeit, sondern reduzieren vor allem Fehlbesetzungen – und damit die teuerste Form von Aufwand: erneutes Suchen nach kurzer Zeit.

Startpunkt: die motivierende Kontaktaufnahme

Viele Unternehmen verlieren passende Kandidatinnen und Kandidaten schon ganz am Anfang beim Pre-Onboarding – weil der Erstkontakt zu generisch ist oder nur die Stelle erklärt, nicht aber den Grund, warum gerade diese Zusammenarbeit sinnvoll wäre.

Eine motivierende Kontaktaufnahme heisst: Sie nehmen Bezug auf Kompetenzen und Potenzial, aber auch auf Motivation. Was reizt die Person an Ihrer Aufgabe? Was kann sie bei Ihnen lernen oder bewegen? Und was ist Ihnen als Arbeitgeber wichtig im Umgang miteinander? Das ist keine Kür – das ist die Grundlage für Passung. Wer früh klar und offen kommuniziert, zieht weniger «Bewerbungen», aber mehr passende Gespräche an.

Plattformen, die Kompetenzen, Motivation und kulturelle Passung sichtbar machen (statt nur klassische CV-Logik), unterstützen genau diesen Schritt: Sie kommen schneller zu relevanten Profilen und führen Gespräche mit mehr Substanz. Das spart Zeit – und erhöht die Qualität der Entscheidung.

Onboarding: Wertschätzung, die produktiv macht

Onboarding wird in KMU oft unterschätzt, weil der Alltag drückt. Dabei entscheidet die erste Phase darüber, ob neue Mitarbeitende rasch wirksam werden oder innerlich auf Distanz gehen. Wertschätzung im Onboarding ist nicht «nett», sondern ein Produktivitätsfaktor.

Wertschätzendes Onboarding bedeutet: klare Erwartungen, definierte Ansprechpartner, sowie regelmässige kurze Check-ins. Es geht nicht um viele Meetings, sondern um Verbindlichkeit. Wenn jemand weiss, woran Erfolg gemessen wird, und sich im Team willkommen fühlt, sinkt die Einarbeitungszeit spürbar.

Ein weiterer Hebel ist Transparenz über Kultur und Zusammenarbeit: Wie entscheiden wir? Wie geben wir Feedback? Welche Spielregeln gelten im Alltag? Diese Dinge stehen selten in Stellenprofilen, sind aber oft der Grund, warum Menschen bleiben – oder gehen.

Entwicklung im Alltag: Motivation ist kein Zufall

Motivation kippt selten von heute auf morgen. Meist sind es kleine Signale: fehlende Perspektive, unklare Prioritäten, zu wenig Feedback, kein Raum für Lernen. Ein Motivations-Zyklus integriert deshalb einfache Routinen, die auch in einem KMU machbar sind: kurze Standortgespräche, konkrete Entwicklungsziele, und die Frage, was die Person aktuell antreibt oder bremst.

Das Entscheidende: Sie bauen Beziehungskapital auf. Das zahlt sich doppelt aus – in Leistung und Bindung. Und es schafft die Grundlage für einen professionellen Umgang, falls sich Wege trotzdem trennen.

Eine Studie des ODEC bei den HF-Diplomierten zeigt auf, welche Faktoren zu einem Stellenwechsel führt: https://www.odec.ch/mitarbeiterfluktuation-ursachen-und-entwicklungen-2025

Offboarding: Wertschätzung endet nicht am letzten Arbeitstag

Trennungen gehören zum Arbeitsmarkt. Umso wichtiger ist, wie Sie sie gestalten. Ein wertschätzendes Offboarding schützt nicht nur Ihre Arbeitgeberreputation, sondern auch Ihr Netzwerk. Denn in der Schweiz sind Branchen klein – und gute Leute begegnen sich wieder.

Offboarding mit Unterstützung heisst: sauberer Übergang, respektvolle Kommunikation, ehrliches Abschlussgespräch, und – wenn möglich – Hilfe beim nächsten Schritt (z.B. Referenz, Kompetenzbestätigung, Hinweise auf passende Kontakte). Das ist kein «Servicepaket», sondern ein Zeichen von Fairness.

Und es ist strategisch klug: Einzelne Ihrer Fachkräfte brauchen Sie vielleicht heute nicht mehr – aber in sechs, zwölf oder achtzehn Monaten kann der Bedarf zurückkommen. Wer bei Ihnen korrekt verabschiedet wurde, ist eher bereit, erneut für die zu arbeiten. Oder empfiehlt Ihr Unternehmen weiter, weil der Umgang stimmt.

Der Talentpool als Brücke: heute nicht passend, später vielleicht ideal

Viele KMU verlieren Kontakte, weil sie keinen einfachen Weg haben, sie zu pflegen: Notizen in E-Mails, Profile in Ordnern, Erinnerungen im Kopf. Ein gepflegter TalentPool macht aus einzelnen Kontakten eine wiederverwendbare Ressource.

Das Prinzip: Sie dokumentieren nicht nur harte Fakten, sondern auch Motivation, Stärken, mögliche Einsatzfelder und kulturelle Passung. So können Sie bei einem neuen Bedarf schneller reagieren – ohne bei null zu beginnen. Das ist eine reale Zeitersparnis, gerade in Phasen, in denen Geschwindigkeit entscheidet.

Eine Matching-Plattform unterstützt Sie dabei, weil sie Strukturen vorgibt: Profile sind vergleichbar, Such- und Matching-Logik ist konsequent, und Sie behalten Überblick über Gespräche, Status und Potenziale. Entscheidend ist: Sie bleiben im Dialog, ohne permanent rekrutieren zu müssen.

Was Sie konkret gewinnen

Ein Talent-Motivations-Zyklus ist kein Zusatzprojekt. Er ist eine praktikable Art, Talentgewinnung und Bindung als durchgängigen Prozess zu führen. Sie profitieren von:

• Mehr Passung in der Auswahl, weil Motivation und Kultur früh sichtbar werden.

• Weniger Reibungsverlust im Onboarding, weil Erwartungen und Zusammenarbeit geklärt sind.

• Höherer Bindung, weil Entwicklung planbar und Feedback normal wird.

• Stärkerer Arbeitgeberwirkung, weil auch Trennungen professionell und fair ablaufen.

• Wiederverwendbaren Kontakten, weil Ihr TalentPool Ihnen Zeit und neue Chancen spart.

Nächster Schritt: Kreislauf statt Zufall

Wenn Sie heute rekrutieren, investieren Sie nicht nur in eine Stelle, sondern in eine Beziehung. Ein Talent-Motivations-Zyklus macht aus dieser Investition einen Kreislauf: motivierender Einstieg, produktives Onboarding, stabile Zusammenarbeit, respektvolles Offboarding – und die Möglichkeit, später wieder anzuknüpfen.

Wenn Sie diesen Ansatz im KMU-Alltag verankern möchten, lohnt sich der Aufbau eines strukturierten TalentPools mit Matching nach Kompetenzen, Motivation und kultureller Passung. So werden aus kurzfristigen Suchen langfristige Optionen – und aus Zeitdruck wird planbares Handeln.